Cadastros

Modificado em Qua, 28 Ago na (o) 12:56 PM

ÍNDICE

Cadastros
Junção de cadastros:

Cadastros

Campo onde é possível verificar todos os cadastros do banco de dados dos doadores, podendo ser analisado tanto os doadores quanto os leads. Para explicar melhor a diferença entre os dois registros, segue a explicação abaixo:

Doadores: doadores que finalizaram a doação, incluindo os dados financeiro
Leads: Doadores que não doaram para a organização mas teve algum interesse ao acessar a pagina.

Seus cadastros são classificados dessa maneira, para facilitar a sua base de comunicação sendo diferenciada para cada um deles, onde, os doadores terão uma comunicação relacionada ao agradecimento pelo valor arrecadado, e os leads receberão uma comunicação de retenção.

Junção de cadastros:

Evitando o acumulo de cadastros e duplicidade, o sistema da Trackmob o CRM Guará, tem um sistema de junção dos cadastros, assim em caso de múltiplos registros todos os demais acessos serão atrelados a um registro fonte .

Temos dois tipos de regras para junção de castros:

1 chave (CPF)
2 chave (e-mail + data de nascimento)

Sendo assim:

o Doador poderá fazer vários registros, todos os registros vão constar em um mesmo cadastro, ligados pelo CPF (uma vez que todos tenham o mesmo CPF)
Em caso de Leads que, não completou o CPF, mas ao completar com e-mail for detectado uma recorrência no sistema, esse registro serão fixados no mesmo cadastro também
Quando um lead se torna doador, o mesmo acontece com o sistema, o registro de lead é direcionado para doador.

Doadores

Espaço destinado a Criar, editar e visualizar todos os registros de doadores

Novo doador

É possível cadastrar um novo doador que teve origem em outras formas de captação (telefone, presencialmente).

Dados pessoais

Local para registro de todos os dados de seu doador

Pessoa Física: caso seu doador seja uma Pessoa Física, será habilitado os campos abaixo:
Nome Completo: Nome completo do cadastro

CPF: Número do CPF

Pessoa Jurídica: caso seu doador seja uma Pessoa Física, será habilitado os campos abaixo:
Razão Social: Razão Social da empresa

CNPJ: número de registro

Código do Registro ( preenchimento pelo sistema) : código gerado pelo sistema
Data de Registro (preenchimento pelo sistema): data da criação do registro

Última Alteração preenchimento pelo sistema: data da última alteração
Campanha Origem Primeira campanha que o doador participou

Nome do responsável: Neste campo você poderá utilizar de duas formas

Como PF: caso um menor se interesse (ele não poderá doar), você deverá fazer o registro de um responsável pela doação
Como PJ: Nome do responsável pela doação

Data de Nascimento: data de nascimento

Sexo: masculino ou feminino
Escolaridade (não obrigatório)
Profissão (não obrigatório)

Contato

Registro dos principais meios de comunicação com o seu doador.

OBS:
Neste campo, de acordo com a lei de proteção de dados, podemos verificar alguns checkbox de autorização.

- Esses checkbox devem ser habilitados somente pelo cliente

- Em caso de desabilitado (não autorizado) o sistema não fará o relacionamento com o cliente(sendo automaticamente bloqueado para esse tipo de comunicação.

E-Mail: Preenchimento com o endereço de e-mail
Gostaria de receber E-Mails: Autorização de comunicação, em caso de desabilitado o sistema não encaminhará nenhum e-mail para esse cliente

Telefone Celular: registro do contato telefônico

Gostaria de receber ligações: Autorização de comunicação

Gostaria de receber SMS: Autorização de comunicação, em caso de desabilitado o sistema não encaminhará nenhum SMS para esse cliente

Receberá Ligação de Boas Vindas: Autorização de comunicação

Participar de campanhas avulsas: Autorização de comunicação

Endereço

Espaço destinado ao registro do endereço de seu doador (Preenchimento não obrigatório).

CEP
Logradouro
Número
Complemento
Bairro
Cidade
Estado

Dados de cobrança

Local onde consta todas as campanhas que seu doador se cadastrou (finalizada a doação) ou está cadastrado (cobrança ativa)

Nova doação

Permite que seja criada uma nova doação, caso esta solicitação seja feita por outros meios (telefone, presencialmente).

Nova Doação

Para adicionar o seu doador em uma campanha já existente (sendo avulsa ou recorrente).

Tipo: frequência da doação (podendo ser avulsa ou recorrente)

Campanha de origem: Qual a campanha que deseja participar
Tipo de pagamento Forma de pagamento (cartão de crédito ou boleto)
Bandeira do Cartão (para cartão de crédito): para cartão de crédito

Carteira: Você poderá utilizar o processador da trackmob
PSP Trackmob
Titular da conta: Nome da pessoa que fará a doação
Titular da conta (Como impresso no cartão): para cartão de crédito

Nº do cartão (para cartão de crédito)

Validade (para cartão de crédito)
Cód. Segurança (para cartão de crédito)

Valor: valor da doação
Dia de pagamento: data para o pagamento ( ou recorrência)
1º Pagamento realizado
Aceita Reajuste Anual: aceita o reajuste anual

Doação avulsa

Utilize este campo para informar uma doação que já foi realizada, em um ambiente fora da ferramenta

como por exemplo:
O cliente fez uma doação presencial

por outra forma de pagamento

Note: Este campo tem a finalidade de ser fiel ao valor recebido da organização, trabalhando tanto com doações feitas pela ferramenta como doações feitas por fora.

Campanha de origem: campanha que o cliente participou

Carteira Você poderá utilizar o processador da trackmob
PSP Trackmob

Valor: valor da doação
Dia de pagamento: quando foi realizado o pagamento

Forma de pagamento: de qual forma foi feito a doação

Débito Em Conta
Depósito Em Conta
Dinheiro
Cheque
Boleto
Cartão De Crédito
Paypal
Pagseguro

Labels (individual)

Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...

Para adicionar uma label, basta escrever a observação e ao final acionar o enter para atrelar a informação ao cadastro

Importar doadores por CSV

Caso, a organização já tenha uma base de doadores, eles poderão ser exportados para a ferramenta do CRM Guará, para isso, basta, previamente, solicitar o modelo de documento para importação, ao realizar o preenchimento do arquivo com os dados do doadores, você deve fazer o download do arquivo neste campo ‘’importar doadores por CSV’’, assim todos eles constaram na sua base de dados no Guará.

* Para maiores informações (Clique aqui)

Campo de busca.

Neste campo você poderá fazer uma busca por um doador específico. basta procurar por:

Nome
E-mail
Id
Telefone

Mais filtros (comunicação segmentada)

Caso queira fazer uma busca segmentada no banco de dados, para encontrar um ou mais doadores, você poderá utilizar um ou múltiplos critérios para esta busca, conforme os critérios abaixo.

Ao realizar uma segmentação você consegue:

Exportar todos os cadastros encontrados pelo resultado
Encaminhar uma comunicação para todos os cadastros da busca (comunicação segmentada)
Criar labels em massa para todos os cadastros encontrados pelo resultado
Criar boletos avulso todos os cadastros encontrados pelo resultado

Dados Pessoais

Nome nome Doador

Data de criação do doador: data de cadastro
Tipo: Doador pessoa física / jurídica
Gênero: masculino / feminino
Idade: faixaetaria da pesquisa
Profissão: pesquisa pela profissão
Escolaridade: pesquisa pela escolaridade

Contato

Telefone: pesquisa pelo contato

Email: pesquisa pelo e-mail

Endereço

CEP

Logradouro
Bairro
Cidade
Estado

Labels

Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...

Canal, Grupo e Campanha

Canal: todos os cadastros do canal

Grupo: todos os cadastros do grupo

Campanha de origem: todos os cadastros que tiveram origem em uma campanha específica

Pertence a campanha: todos os cadastros que pertencem a campanha

Doações

Status doações: Pesquisar por status da doação, quando:

Pendente: quando a doação não foi paga
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: Período estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
- Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
- Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado

Data de criação da doação: data de registro da doação

Campo Custom (caso houver): filtrar por alguma informação personalizada, criada pela empresa na página de doação.

Conteúdo Campo Custom (doações recorrente): resposta do campo custom

Dados de pag. vigentes em: quando os dados de pagamento estava ativo

Forma de Pagamento: débito / crédito / boleto

Banco: processador de pagamento utilizado

Recorrência: frequência da doação

Valor: valor da doação

Primeiro pagamento: data do primeiro pagamento

Último pagamento data do último pagamento

Falhas de pagamento: período que o doador teve falha

Código do beneficiário: busca pelo beneficiário
Data de vínculo: Doadores ativos durante o período

Pendências

São situações que podem vir a ocorrer com o cliente.

OBS: No campo ''pendências'' cadastrar uma régua de relacionamento para cada uma das situações abaixo

Pendências

Boas vindas call (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de ligação
boas vindas kit (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de brindes
cancelado: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
downgrade: redução do valor da doação mensal
email invalido: e-mail incorreto
endereço invalido: endereço incorreto
inativação: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
pagamento grave:quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Primeira doação : quando feita a primeira doação
Telefone invalido: e-mail incorreto
Vencimento do cartão: quando o cartão está próximo do vencimento

Status: Aberta (o cliente se encontra nessa situação) / finalizada ( o cliente passou por essa situação)

Data de cadastro: dia do ocorrido

Data de fechamento dia do término

Opções de recebimento

Pesquisa pela autorização de notificação

Gostaria de receber SMS: Sim / não

Gostaria de receber correspondência: Sim / não

Gostaria de receber e mails: Sim / não

Gostaria de receber ligações: Sim / não

Retorno bancário

Carteira: Inicialmente é disposto o processador de pagamento da trackmob, mas caso a ong deseje, pode ser add o processador de um terceiro

Retorno do banco: retorno sobre a doação

Após o preenchimento de todos os campos de pesquisa, somente clicar em pesquisar para fazer a busca personalizada.

Ações pós busca

Após realizar uma busca pelo sistema automaticamente será habilitado esses campos acima, onde permite trabalhar com os cadastros encontrados.

OBS: note que no campo verde abaixo as opções (na parte inferior), consta o total de cadastros encontrado pela pesquisa.

Ações em massa

Exportar para CSV

É possível exportar todos os cadastros localizados pela pesquisa, para um arquivo de excel CSV.

Para isso basta acionar o botão vermelho, para iniciar a exportação.

Ao fazer o procedimento você poderá acompanhar o andamento da criação pelo ícone abaixo (sininho), localizado no menu superior

Ao acessar o ícone você terá acesso a todos os relatórios de Excel criado pela ferramenta (conforme consta a imagem acima)

Exportar para campanha

Neste campo é possível exportar todos os contatos pesquisados para uma campanha escolhida.

Para isso você deve:

Escolher a campanha
Exportar para campanha

OBS: a campanha possui uma régua de relacionamento, assim que adicionados todos os contatos receberão a comunicação cadastrada.

Aplicar labels (forma massiva)

Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...

Aqui você poderá (adicionar / remover) labels para todos os cadastros da pesquisa.
Primeiro você deve

escolher a label que será (adicionado ou retirado)
Escolher qual ação (adicionar / remover)
Aplicar label

Campanha avulsa de boletos

Espaço dedicado a envido avulso de boletos, neste caso, você poderá criar um boleto adicional para todos dos cadastros pesquisados. para isso você deve preencher os campos com as informações necessárias:

Campanha: qual a campanha que teve origem a ação

Carteira: qual o processador de pagamento

Vencimento: escolha da data de vencimento

Valor: valor do boleto

Para concluir, basta clicar no salvar super filters

Exibição dos doadores

Espaço dedicado a visualização de todos os cadastros de doadores (estando atrelado a uma busca ou não), é possível visualizar algumas informações como:

ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)

Nome: nome do doador
Status: qual o status de sua doação
Campanha de Origem: qual campanha o doador teve origem

Editar (doador)

Após a campanha de origem, localizamos um select field, neste campo permite que você acesse a página de edição do doador mencionado.
para isso você deve clicar em qualquer uma das opções citadas

Obs:

Repare que neste cadastro aparece uma mensagem em vermelho no canto superior da tela, esta mensagem aparece sempre que consta alguma inconformidade ou erro com o cadastro

Neste caso, temos um problema com o e-mail cadastrado. Esse procedimento nos permite que seja notificado o erro para que possamos atuar nele.

Após a sua correção a mensagem, fornece duas opções:

Resolver: apenas vai constar no sistema como resolvido
Resolver com contato: aparecerá um campo onde permite o registro de uma observação atrelada com a resolução do problema

Obs

Repare que grande parte dos campos já foram comentados quando falamos de criação de um novo cadastro

Campos Custom

Campo destinado a exibição de todos os campos custom atrelados ao cadastro

Campos custom: São perguntas que são criadas pelas organizações e adicionadas ao formulário com o intuito de ter uma informação customizada na hora da realização do cadastro de seu doador.

Dados de cobrança

Local onde consta todas as campanhas que seu doador se cadastrou (finalizada a doação) ou está cadastrado (cobrança ativa)

Nova doação: consta o passo a posso na parte de criação de um doador

Doação avulsa: consta o passo a posso na parte de criação de um doador

Abaixo destas opções, você terá acesso a um local de exibição com todas as campanhas (ativas e inativas) que o doador está participando ou já participou. Neste campo é possível ver os seguintes dados:

ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)

Início: Quando iniciou a participação da campanha
Fim: Quando finalizou a participação da campanha, podendo ser por solicitação de cancelamento (cancelando ou falta de pagamento da doação (inativação)
Status: situação da participação do doador na campanha

Pendente: quando a doação não foi paga, mas está ativa
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: período estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
- Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
- Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado

Frequência: frequência do pagamento pela campanha

Valor: valor pago

Banco: operadora de cobrança

Carteira: processador de pagamento

Ao final das informações é possível localizar duas opções:

Deletar: realiza a exclusão definitiva do registro (nunca aconselhado)
Editar

Editar a cobrança

Ao clicar editar, é possível alterar os dados da doação ( caso o doador solicite, é através deste campo que faremos as alterações) , tendo acesso a todos os campos abaixo:

Tipo: Frequência da doação, sendo possível a alteração neste campo

Campanha de origem: A campanha que deu origem a doação

Status: situação da participação do doador na campanha

Pendente: quando a doação não foi paga, mas está ativa
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: eríodo estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo.
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
- Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
- Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado

Classificação( opcional): A ong poderá criar uma classificação interna em ‘’configurações’’ localizada no menu superior.

Tipo de pagamento: cartão de crédito ou boleto

Carteira: processador do pagamento

Titular da conta: nome do titular

Valor: valor pago (passível de reajuste para um upgrade ou de downgrade)

Dia de pagamento: poderá alterar o dia do pagamento

Aceita Reajuste Anual: aceita o reajuste

Data de início: data de início da doação da campanha

Data de fim (opcional) : criação de uma data final de contribuição

Históricos de alterações (cobrança)

Por motivo de segurança e acompanhamento a ferramenta permite visualizar todas as alterações feitas pelo espaço ao final da página de históricos de alteração, neste local você encontrará:

Data/hora:: quando ocorreu a alteração

Responsável : quem alterou

Antes: como era antes

Depois: como ficou depois

Pendências

Espaço onde permite visualizar todo o histórico de pendências.

Pendencias são situações que podem vir a ocorrer com o cliente.

OBS: No campo ''pendências'' cadastrar uma régua de relacionamento para cada uma das situações abaixo

Podendo aparecer neste campo as pendências de

Boas vindas call (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de ligação
boas vindas kit (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de brindes
cancelado: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
downgrade: redução do valor da doação mensal
email invalido: e-mail incorreto
endereço invalido: endereço incorreto
inativação: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
pagamento grave:quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Primeira doação : quando feita a primeira doação
Telefone invalido: e-mail incorreto
Vencimento do cartão: quando o cartão está próximo do vencimento

Criar (pendência)

Você poderá criar uma nova pendência pelo botão acima:

Tipo de pendência: qual a pendência que deseja ser criado

Descrição: uma breve descrição sobre a situação

Exibir (pendências)

Permite filtrar (aberta e fechadas) as pendências que são exibidas abaixo

Campo de exibição (pendências)

Permite a visualização das pendências, também tendo acesso a:

Data: data do ocorrido, ou da ativação da pendência
Status: Aberto ou fechado

Cadastrado por: quem realizou o cadastro da pendência

Tipo: qual pendência
Observação: detalhe do ocorrido

Observações

Campo livre para anotações sobre o doador, caso queira registrar alguma informação. Este espaço servirá como um banco de dados, onde você poderá recorrente para transformar um atendimento personalizado

Histórico de alterações

Para um melhor acompanhamento e segurança, nesta parte você encontrará toda as alterações que foram feitas no cadastro do doador

Objeto: onde aconteceu a alteração
Data/Hora: quando aconteceu a alteração
Responsável: quem fez a alteração

Antes: como era antes

Depois: como ficou depois

Histórico de Campanhas

Permite acompanhar o histórico de todas as campanhas que o doador entrou e saiu, assim conseguindo mensurar o tempo de permanência em cada campanha. Os dados que você terá acesso são:

Nome da Campanha:

Tipo de Campanha: finalidade da campanha

Data de Entrada

Data de Saída

Histórico de cobrança

Você terá acesso a todas cobranças que foram feitas para o seu doador, a cada cobrança feita será adicionado uma linha com as devidas informações:

Histórico de cobrança: possibilita ver todos as cobranças geradas (tanto por boleto como cartão de crédito (assim, em uma campanha mensal, teria os boletos de Janeiro, fevereiro, Março … etc)

Campo exibir

Neste campo você poderá filtrar as cobranças por um período, através de uma data inicial e final

Neste espaço é possível verificar todas as cobranças abertas, constando informações como:

ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)

Vencimento: data de vencimento da cobrança

Data de Pagamento: data que foi realizado o pagamento (caso não tenha ocorrido este campo estará em branco)

Recorrente: cobrança avulsa (não) ou recorrente (sim)

Valor do Pagamento: Valor do pagamento da cobrança (caso não tenha ocorrido este campo estará em branco)

Taxa cobrada: taxa cobrada pela doação (somente quando a doação é realizada)

Valor Recebido: valor que será repassado a organização

Data do Recebimento: qual a data do repasse

Forma de pago: Boleto / Cartão de crédito

Status: Enviado (caso a cobrança tenha sido enviado ao doador) / pago (quando feito o pagamento)

Código de Retorno: Em caso de erro qual o número do erro

Mensagem de Retorno Em caso de erro qual o mensagem do erro

Tipo de Cobrança: Cobrança / primeiro pagamento

Opções de cobrança

Após as informações mencionadas ao final da linha, é possível encontrar algumas opções que podemos fazer com a cobrança.

Estas opções podem se alterar quando o boleto for pago.

Sendo assim, segue abaixo as opções disponíveis para:

a cobrança não paga

Reenviar boleto: caso o doador deseje, é possível reenviar a cobrança de boleto por e-mail, onde terá acesso a todas as informações, inclusive para o pagamento.
Pagar: caso o pagamento da cobrança tenha sido efetuada fora do sistema
Boleto: è possível visualizar a imagem do boleto
Esconder: caso queira excluir esta linha

A cobrança paga:

Estorno: caso o doador deseje, ou em casos de problemas diversos, é possível fazer o estorno para o doador, mas é importante saber a forma de pagamento, pois:
- Pagamento em cartão de crédito: o estorno é feito normalmente
- Boleto: o estorno não pode ser feito no sistema, uma vez que não é possível ter os dados do pagamento do boleto por essa forma de pagamento. Sendo assim, o sistema somente permite registrar o estorno, por ́me o mesmo deve ser feito fora da plataforma
Esconder: caso queira excluir esta linha.

Histórico de Interação

Permite visualizar toda a comunicação feita para esse doador através de SMS ou e-mail.

Nova interação

Ao clicar em nova interação é possível registrar um histórico de comunicação feita ao cliente fora da ferramenta, mantendo um histórico de comunicação.

Exibição (interações)

Na exibição você poderá filtrar os dados por:

Tipo de contato:SMS / Email
Tempo (de / até): filtrar por período

Na exibição do histórico de interações, você consegue ver todas as comunicações entregue ao seu cliente, de forma a entender se todas elas estão fazendo sentido na comunicação.

Também terá acesso:

Data de Criação: quando foi criado a comunicação

Tipo de Contato: qual o meio (SMS ou e-mail)

Status:

Conteúdo: um breve resumo da comunicação.

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