ÍNDICE
- Cadastros
- Junção de cadastros:
- Doadores
- Criar (pendência)
- Exibir (pendências)
- Campo de exibição (pendências)
Cadastros
Campo onde é possível verificar todos os cadastros do banco de dados dos doadores, podendo ser analisado tanto os doadores quanto os leads. Para explicar melhor a diferença entre os dois registros, segue a explicação abaixo:
- Doadores: doadores que finalizaram a doação, incluindo os dados financeiro
- Leads: Doadores que não doaram para a organização mas teve algum interesse ao acessar a pagina.
Seus cadastros são classificados dessa maneira, para facilitar a sua base de comunicação sendo diferenciada para cada um deles, onde, os doadores terão uma comunicação relacionada ao agradecimento pelo valor arrecadado, e os leads receberão uma comunicação de retenção.
Junção de cadastros:
Evitando o acumulo de cadastros e duplicidade, o sistema da Trackmob o CRM Guará, tem um sistema de junção dos cadastros, assim em caso de múltiplos registros todos os demais acessos serão atrelados a um registro fonte .
Temos dois tipos de regras para junção de castros:
1 chave (CPF)
2 chave (e-mail + data de nascimento)
Sendo assim:
o Doador poderá fazer vários registros, todos os registros vão constar em um mesmo cadastro, ligados pelo CPF (uma vez que todos tenham o mesmo CPF)
Em caso de Leads que, não completou o CPF, mas ao completar com e-mail for detectado uma recorrência no sistema, esse registro serão fixados no mesmo cadastro também
Quando um lead se torna doador, o mesmo acontece com o sistema, o registro de lead é direcionado para doador.
Doadores
Espaço destinado a Criar, editar e visualizar todos os registros de doadores
Novo doador
É possível cadastrar um novo doador que teve origem em outras formas de captação (telefone, presencialmente).
Dados pessoais
Local para registro de todos os dados de seu doador
Pessoa Física: caso seu doador seja uma Pessoa Física, será habilitado os campos abaixo:
Nome Completo: Nome completo do cadastro
CPF: Número do CPF
ou
Pessoa Jurídica: caso seu doador seja uma Pessoa Física, será habilitado os campos abaixo:
Razão Social: Razão Social da empresa
CNPJ: número de registro
Código do Registro ( preenchimento pelo sistema) : código gerado pelo sistema
Data de Registro (preenchimento pelo sistema): data da criação do registro
Última Alteração preenchimento pelo sistema: data da última alteração
Campanha Origem Primeira campanha que o doador participou
Nome do responsável: Neste campo você poderá utilizar de duas formas
Como PF: caso um menor se interesse (ele não poderá doar), você deverá fazer o registro de um responsável pela doação
Como PJ: Nome do responsável pela doação
Data de Nascimento: data de nascimento
Sexo: masculino ou feminino
Escolaridade (não obrigatório)
Profissão (não obrigatório)
Contato
Registro dos principais meios de comunicação com o seu doador.
OBS:
Neste campo, de acordo com a lei de proteção de dados, podemos verificar alguns checkbox de autorização.
- Esses checkbox devem ser habilitados somente pelo cliente
- Em caso de desabilitado (não autorizado) o sistema não fará o relacionamento com o cliente(sendo automaticamente bloqueado para esse tipo de comunicação.
E-Mail: Preenchimento com o endereço de e-mail
Gostaria de receber E-Mails: Autorização de comunicação, em caso de desabilitado o sistema não encaminhará nenhum e-mail para esse cliente
Telefone Celular: registro do contato telefônico
Gostaria de receber ligações: Autorização de comunicação
Gostaria de receber SMS: Autorização de comunicação, em caso de desabilitado o sistema não encaminhará nenhum SMS para esse cliente
Receberá Ligação de Boas Vindas: Autorização de comunicação
Participar de campanhas avulsas: Autorização de comunicação
Endereço
Espaço destinado ao registro do endereço de seu doador (Preenchimento não obrigatório).
CEP
Logradouro
Número
Complemento
Bairro
Cidade
Estado
Dados de cobrança
Local onde consta todas as campanhas que seu doador se cadastrou (finalizada a doação) ou está cadastrado (cobrança ativa)
Nova doação
Permite que seja criada uma nova doação, caso esta solicitação seja feita por outros meios (telefone, presencialmente).
Nova Doação
Para adicionar o seu doador em uma campanha já existente (sendo avulsa ou recorrente).
Tipo: frequência da doação (podendo ser avulsa ou recorrente)
Campanha de origem: Qual a campanha que deseja participar
Tipo de pagamento Forma de pagamento (cartão de crédito ou boleto)
Bandeira do Cartão (para cartão de crédito): para cartão de crédito
Carteira: Você poderá utilizar o processador da trackmob
PSP Trackmob
Titular da conta: Nome da pessoa que fará a doação
Titular da conta (Como impresso no cartão): para cartão de crédito
Nº do cartão (para cartão de crédito)
Validade (para cartão de crédito)
Cód. Segurança (para cartão de crédito)
Valor: valor da doação
Dia de pagamento: data para o pagamento ( ou recorrência)
1º Pagamento realizado
Aceita Reajuste Anual: aceita o reajuste anual
Doação avulsa
Utilize este campo para informar uma doação que já foi realizada, em um ambiente fora da ferramenta
como por exemplo:
O cliente fez uma doação presencial
por outra forma de pagamento
Note: Este campo tem a finalidade de ser fiel ao valor recebido da organização, trabalhando tanto com doações feitas pela ferramenta como doações feitas por fora.
Campanha de origem: campanha que o cliente participou
Carteira Você poderá utilizar o processador da trackmob
PSP Trackmob
Valor: valor da doação
Dia de pagamento: quando foi realizado o pagamento
Forma de pagamento: de qual forma foi feito a doação
Débito Em Conta
Depósito Em Conta
Dinheiro
Cheque
Boleto
Cartão De Crédito
Paypal
Pagseguro
Labels (individual)
Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...
Para adicionar uma label, basta escrever a observação e ao final acionar o enter para atrelar a informação ao cadastro
Importar doadores por CSV
Caso, a organização já tenha uma base de doadores, eles poderão ser exportados para a ferramenta do CRM Guará, para isso, basta, previamente, solicitar o modelo de documento para importação, ao realizar o preenchimento do arquivo com os dados do doadores, você deve fazer o download do arquivo neste campo ‘’importar doadores por CSV’’, assim todos eles constaram na sua base de dados no Guará.
* Para maiores informações (Clique aqui)
Campo de busca.
Neste campo você poderá fazer uma busca por um doador específico. basta procurar por:
Nome
E-mail
Id
Telefone
Mais filtros (comunicação segmentada)
Caso queira fazer uma busca segmentada no banco de dados, para encontrar um ou mais doadores, você poderá utilizar um ou múltiplos critérios para esta busca, conforme os critérios abaixo.
Ao realizar uma segmentação você consegue:
- Exportar todos os cadastros encontrados pelo resultado
- Encaminhar uma comunicação para todos os cadastros da busca (comunicação segmentada)
- Criar labels em massa para todos os cadastros encontrados pelo resultado
- Criar boletos avulso todos os cadastros encontrados pelo resultado
Dados Pessoais
Nome nome Doador
Data de criação do doador: data de cadastro
Tipo: Doador pessoa física / jurídica
Gênero: masculino / feminino
Idade: faixaetaria da pesquisa
Profissão: pesquisa pela profissão
Escolaridade: pesquisa pela escolaridade
Contato
Telefone: pesquisa pelo contato
Email: pesquisa pelo e-mail
Endereço
CEP
Logradouro
Bairro
Cidade
Estado
Labels
Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...
Canal, Grupo e Campanha
Canal: todos os cadastros do canal
Grupo: todos os cadastros do grupo
Campanha de origem: todos os cadastros que tiveram origem em uma campanha específica
Pertence a campanha: todos os cadastros que pertencem a campanha
Doações
Status doações: Pesquisar por status da doação, quando:
Pendente: quando a doação não foi paga
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: Período estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
Data de criação da doação: data de registro da doação
Campo Custom (caso houver): filtrar por alguma informação personalizada, criada pela empresa na página de doação.
Conteúdo Campo Custom (doações recorrente): resposta do campo custom
Dados de pag. vigentes em: quando os dados de pagamento estava ativo
Forma de Pagamento: débito / crédito / boleto
Banco: processador de pagamento utilizado
Recorrência: frequência da doação
Valor: valor da doação
Primeiro pagamento: data do primeiro pagamento
Último pagamento data do último pagamento
Falhas de pagamento: período que o doador teve falha
Código do beneficiário: busca pelo beneficiário
Data de vínculo: Doadores ativos durante o período
Pendências
São situações que podem vir a ocorrer com o cliente.
OBS: No campo ''pendências'' cadastrar uma régua de relacionamento para cada uma das situações abaixo
Pendências
Boas vindas call (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de ligação
boas vindas kit (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de brindes
cancelado: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
downgrade: redução do valor da doação mensal
email invalido: e-mail incorreto
endereço invalido: endereço incorreto
inativação: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
pagamento grave:quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Primeira doação : quando feita a primeira doação
Telefone invalido: e-mail incorreto
Vencimento do cartão: quando o cartão está próximo do vencimento
Status: Aberta (o cliente se encontra nessa situação) / finalizada ( o cliente passou por essa situação)
Data de cadastro: dia do ocorrido
Data de fechamento dia do término
Opções de recebimento
Pesquisa pela autorização de notificação
Gostaria de receber SMS: Sim / não
Gostaria de receber correspondência: Sim / não
Gostaria de receber e mails: Sim / não
Gostaria de receber ligações: Sim / não
Retorno bancário
Carteira: Inicialmente é disposto o processador de pagamento da trackmob, mas caso a ong deseje, pode ser add o processador de um terceiro
Retorno do banco: retorno sobre a doação
Após o preenchimento de todos os campos de pesquisa, somente clicar em pesquisar para fazer a busca personalizada.
Ações pós busca
Após realizar uma busca pelo sistema automaticamente será habilitado esses campos acima, onde permite trabalhar com os cadastros encontrados.
OBS: note que no campo verde abaixo as opções (na parte inferior), consta o total de cadastros encontrado pela pesquisa.
Ações em massa
Exportar para CSV
É possível exportar todos os cadastros localizados pela pesquisa, para um arquivo de excel CSV.
Para isso basta acionar o botão vermelho, para iniciar a exportação.
Ao fazer o procedimento você poderá acompanhar o andamento da criação pelo ícone abaixo (sininho), localizado no menu superior
Ao acessar o ícone você terá acesso a todos os relatórios de Excel criado pela ferramenta (conforme consta a imagem acima)
Exportar para campanha
Neste campo é possível exportar todos os contatos pesquisados para uma campanha escolhida.
Para isso você deve:
Escolher a campanha
Exportar para campanha
OBS: a campanha possui uma régua de relacionamento, assim que adicionados todos os contatos receberão a comunicação cadastrada.
Aplicar labels (forma massiva)
Labels são como etiquetas que permitem a organização classificar o seus doadores, com alguma informação adicional, exemplo:
- voluntários, decisores...
Aqui você poderá (adicionar / remover) labels para todos os cadastros da pesquisa.
Primeiro você deve
escolher a label que será (adicionado ou retirado)
Escolher qual ação (adicionar / remover)
Aplicar label
Campanha avulsa de boletos
Espaço dedicado a envido avulso de boletos, neste caso, você poderá criar um boleto adicional para todos dos cadastros pesquisados. para isso você deve preencher os campos com as informações necessárias:
Campanha: qual a campanha que teve origem a ação
Carteira: qual o processador de pagamento
Vencimento: escolha da data de vencimento
Valor: valor do boleto
Para concluir, basta clicar no salvar super filters
Exibição dos doadores
Espaço dedicado a visualização de todos os cadastros de doadores (estando atrelado a uma busca ou não), é possível visualizar algumas informações como:
ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)
Nome: nome do doador
Status: qual o status de sua doação
Campanha de Origem: qual campanha o doador teve origem
Editar (doador)
Após a campanha de origem, localizamos um select field, neste campo permite que você acesse a página de edição do doador mencionado.
para isso você deve clicar em qualquer uma das opções citadas
Obs:
Repare que neste cadastro aparece uma mensagem em vermelho no canto superior da tela, esta mensagem aparece sempre que consta alguma inconformidade ou erro com o cadastro
Neste caso, temos um problema com o e-mail cadastrado. Esse procedimento nos permite que seja notificado o erro para que possamos atuar nele.
Após a sua correção a mensagem, fornece duas opções:
Resolver: apenas vai constar no sistema como resolvido
Resolver com contato: aparecerá um campo onde permite o registro de uma observação atrelada com a resolução do problema
Obs
Repare que grande parte dos campos já foram comentados quando falamos de criação de um novo cadastro
Campos Custom
Campo destinado a exibição de todos os campos custom atrelados ao cadastro
Campos custom: São perguntas que são criadas pelas organizações e adicionadas ao formulário com o intuito de ter uma informação customizada na hora da realização do cadastro de seu doador.
Dados de cobrança
Local onde consta todas as campanhas que seu doador se cadastrou (finalizada a doação) ou está cadastrado (cobrança ativa)
Nova doação: consta o passo a posso na parte de criação de um doador
Doação avulsa: consta o passo a posso na parte de criação de um doador
Abaixo destas opções, você terá acesso a um local de exibição com todas as campanhas (ativas e inativas) que o doador está participando ou já participou. Neste campo é possível ver os seguintes dados:
ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)
Início: Quando iniciou a participação da campanha
Fim: Quando finalizou a participação da campanha, podendo ser por solicitação de cancelamento (cancelando ou falta de pagamento da doação (inativação)
Status: situação da participação do doador na campanha
Pendente: quando a doação não foi paga, mas está ativa
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: período estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
Frequência: frequência do pagamento pela campanha
Valor: valor pago
Banco: operadora de cobrança
Carteira: processador de pagamento
Ao final das informações é possível localizar duas opções:
Deletar: realiza a exclusão definitiva do registro (nunca aconselhado)
Editar
Editar a cobrança
Ao clicar editar, é possível alterar os dados da doação ( caso o doador solicite, é através deste campo que faremos as alterações) , tendo acesso a todos os campos abaixo:
Tipo: Frequência da doação, sendo possível a alteração neste campo
Campanha de origem: A campanha que deu origem a doação
Status: situação da participação do doador na campanha
Pendente: quando a doação não foi paga, mas está ativa
Ativa (doações recorrente): referente a uma doação recorrente
Pausada(doações recorrente): quando o cliente solicita uma pausa
Cancelada: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
Cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
Inativa: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
Finalizada: eríodo estipulado de finalização por parte do doador, ou doação de frequência única foi paga, não tendo mais vinculo.
Bloqueada: quando ocorreu algum problema abaixo
Falha de pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Falha de pagamento grave: quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
Classificação( opcional): A ong poderá criar uma classificação interna em ‘’configurações’’ localizada no menu superior.
Tipo de pagamento: cartão de crédito ou boleto
Carteira: processador do pagamento
Titular da conta: nome do titular
Valor: valor pago (passível de reajuste para um upgrade ou de downgrade)
Dia de pagamento: poderá alterar o dia do pagamento
Aceita Reajuste Anual: aceita o reajuste
Data de início: data de início da doação da campanha
Data de fim (opcional) : criação de uma data final de contribuição
Históricos de alterações (cobrança)
Por motivo de segurança e acompanhamento a ferramenta permite visualizar todas as alterações feitas pelo espaço ao final da página de históricos de alteração, neste local você encontrará:
Data/hora:: quando ocorreu a alteração
Responsável : quem alterou
Antes: como era antes
Depois: como ficou depois
Pendências
Espaço onde permite visualizar todo o histórico de pendências.
Pendencias são situações que podem vir a ocorrer com o cliente.
OBS: No campo ''pendências'' cadastrar uma régua de relacionamento para cada uma das situações abaixo
Podendo aparecer neste campo as pendências de
Boas vindas call (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de ligação
boas vindas kit (opcional): Novos cadastros que estão em uma campanha de brindes
cancelado: quando a operação foi cancelada sem possibilidade de retenção
cancelamento: Quando é encaminhado o cliente que deseja cancelar uma ação de retenção (Configurar na régua uma ação de retenção )
downgrade: redução do valor da doação mensal
email invalido: e-mail incorreto
endereço invalido: endereço incorreto
inativação: ultrapassar o limite dos dias configurados (em configurações) após o vencimento da fatura
pagamento grave:quando não existe a possibilidade de uma recobrança, como erro ao digitar o número do cartão ou cartão cancelado
pagamento leve: em geral quando há a possibilidade de uma recobrança, geralmente atrelado ao atingimento do limite de crédito
Primeira doação : quando feita a primeira doação
Telefone invalido: e-mail incorreto
Vencimento do cartão: quando o cartão está próximo do vencimento
Criar (pendência)
Você poderá criar uma nova pendência pelo botão acima:
Tipo de pendência: qual a pendência que deseja ser criado
Descrição: uma breve descrição sobre a situação
Exibir (pendências)
Permite filtrar (aberta e fechadas) as pendências que são exibidas abaixo
Campo de exibição (pendências)
Permite a visualização das pendências, também tendo acesso a:
Data: data do ocorrido, ou da ativação da pendência
Status: Aberto ou fechado
Cadastrado por: quem realizou o cadastro da pendência
Tipo: qual pendência
Observação: detalhe do ocorrido
Observações
Campo livre para anotações sobre o doador, caso queira registrar alguma informação. Este espaço servirá como um banco de dados, onde você poderá recorrente para transformar um atendimento personalizado
Histórico de alterações
Para um melhor acompanhamento e segurança, nesta parte você encontrará toda as alterações que foram feitas no cadastro do doador
Objeto: onde aconteceu a alteração
Data/Hora: quando aconteceu a alteração
Responsável: quem fez a alteração
Antes: como era antes
Depois: como ficou depois
Histórico de Campanhas
Permite acompanhar o histórico de todas as campanhas que o doador entrou e saiu, assim conseguindo mensurar o tempo de permanência em cada campanha. Os dados que você terá acesso são:
Nome da Campanha:
Tipo de Campanha: finalidade da campanha
Data de Entrada
Data de Saída
Histórico de cobrança
Você terá acesso a todas cobranças que foram feitas para o seu doador, a cada cobrança feita será adicionado uma linha com as devidas informações:
Histórico de cobrança: possibilita ver todos as cobranças geradas (tanto por boleto como cartão de crédito (assim, em uma campanha mensal, teria os boletos de Janeiro, fevereiro, Março … etc)
Campo exibir
Neste campo você poderá filtrar as cobranças por um período, através de uma data inicial e final
Neste espaço é possível verificar todas as cobranças abertas, constando informações como:
ID: número de identificação do sistema (caso tenha algum problema informar este código)
Vencimento: data de vencimento da cobrança
Data de Pagamento: data que foi realizado o pagamento (caso não tenha ocorrido este campo estará em branco)
Recorrente: cobrança avulsa (não) ou recorrente (sim)
Valor do Pagamento: Valor do pagamento da cobrança (caso não tenha ocorrido este campo estará em branco)
Taxa cobrada: taxa cobrada pela doação (somente quando a doação é realizada)
Valor Recebido: valor que será repassado a organização
Data do Recebimento: qual a data do repasse
Forma de pago: Boleto / Cartão de crédito
Status: Enviado (caso a cobrança tenha sido enviado ao doador) / pago (quando feito o pagamento)
Código de Retorno: Em caso de erro qual o número do erro
Mensagem de Retorno Em caso de erro qual o mensagem do erro
Tipo de Cobrança: Cobrança / primeiro pagamento
Opções de cobrança
Após as informações mencionadas ao final da linha, é possível encontrar algumas opções que podemos fazer com a cobrança.
Estas opções podem se alterar quando o boleto for pago.
Sendo assim, segue abaixo as opções disponíveis para:
a cobrança não paga
Reenviar boleto: caso o doador deseje, é possível reenviar a cobrança de boleto por e-mail, onde terá acesso a todas as informações, inclusive para o pagamento.
Pagar: caso o pagamento da cobrança tenha sido efetuada fora do sistema
Boleto: è possível visualizar a imagem do boleto
Esconder: caso queira excluir esta linha
A cobrança paga:
Estorno: caso o doador deseje, ou em casos de problemas diversos, é possível fazer o estorno para o doador, mas é importante saber a forma de pagamento, pois:
Pagamento em cartão de crédito: o estorno é feito normalmente
Boleto: o estorno não pode ser feito no sistema, uma vez que não é possível ter os dados do pagamento do boleto por essa forma de pagamento. Sendo assim, o sistema somente permite registrar o estorno, por ́me o mesmo deve ser feito fora da plataforma
Esconder: caso queira excluir esta linha.
Histórico de Interação
Permite visualizar toda a comunicação feita para esse doador através de SMS ou e-mail.
Nova interação
Ao clicar em nova interação é possível registrar um histórico de comunicação feita ao cliente fora da ferramenta, mantendo um histórico de comunicação.
Exibição (interações)
Na exibição você poderá filtrar os dados por:
Tipo de contato:SMS / Email
Tempo (de / até): filtrar por período
Na exibição do histórico de interações, você consegue ver todas as comunicações entregue ao seu cliente, de forma a entender se todas elas estão fazendo sentido na comunicação.
Também terá acesso:
Data de Criação: quando foi criado a comunicação
Tipo de Contato: qual o meio (SMS ou e-mail)
Status:
Conteúdo: um breve resumo da comunicação.
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